Sådan rydder du op på computeren

17. apr 2012
Fire råd som hjælper dig med at holde orden på computeren.

Hvor hulen lagde jeg oplægget til chefen, og hvor er nu den mappe, jeg gemmer nye sager i?

Hvis du kender følelsen af at lede forgæves efter mapper og dokumenter på din computer, så læs fire gode råd om computerorden fra Tommy Kaas fra analysevirksomheden Kaas & Mulvad.

Det grundlæggende problem ved at håndtere dokumenter er, at antallet hurtigt bliver uoverskueligt, medmindre du ikke skaber et system i galskaben, lyder det.

Her er løsningen:

Råd nummer 1: Barnet skal have et godt navn!

Væn dig til altid at gennemtænke titlen på et dokument, inden du gemmer det. Navnet skal være sigende for, hvad der er inde i dokumentet. Ellers vil du ikke kunne finde det senere.

Hvis du har flere versioner af et dokument, skal du navngive versioner med dato plus navn. Eksempelvis: ’2012.01.01 Årsrapport’. Datoen skal skrives som år, måned, dag, fordi det giver din computer mulighed for at sortere versioner i den rigtige orden.

Råd nummer 2: Styr mapperne!

Antallet af mapper bliver hurtigt umuligt at navigere i, hvis ikke du skaber en logisk mappestruktur. Den skal afspejle dine behov.  Overordnet kan du opdele mappe i ’Privat’ og ’Arbejde’.

I arbejdsmappen skal du have mapper for de projekter eller kunder, du arbejder med. I hver af disse mapper har du flere undermapper. Eksempelvis mapper som ’Kurser’, ’Præsentationer’, ’Undervisningsmateriale’, ’Indsamling af viden’, ’Referater’.

Derinde kan du måske have en opdeling mellem dokumenter, du arbejder på, og færdige dokumenter.

Råd nummer 3: Bliv klogere undervejs!

Fordelen er, at du rimeligt hurtigt kan spore dig ind på, hvor i mappestrukturen et dokument ligger, hvis du har brug for det.

Den perfekte mappestruktur eksisterer ikke. Derfor skal du ikke være bange for at slette mapper og ændre strukturen hen ad vejen.

Råd nummer 4: Ryd op!

Alle gemmer ting på skrivebordet eller andre steder. Du skal sørge for at få ryddet op og lagt dokumenterne i de rette mapper, når det begynder at flyde.

Det er langt hurtigere, når du rent faktisk har et system, der fortæller dig, hvor et dokument skal hen.