- Vi er blevet optaget af alt det gode, man kan få ud af digitale møder, siger Sanne Kjær, der er kundedirektør i ejendomsselskabet KAB. Foto: PR-foto

Stor dansk arbejdsplads har forelsket sig i digitale møder

24. apr, 06:00
Landets største almene boligadministrationsselskab, KAB, har under coronakrisen opdaget alt det gode ved at afholde virtuelle møder. Derfor planlægger ledelsen nu at integrere møder over Skype og Teams i den normale arbejdsdag, når kontoret åbner igen.

I løbet af den seneste halvanden måned er der blevet vendt op og ned på arbejdsdagen og arbejdsgangene på tusindvis af danske arbejdspladser.

Det gælder ikke mindst hos landets største almene boligadministrationsselskab, KAB, der ligesom andre private virksomheder valgte at sende sit administrative personale hjem i midten af marts, da statsminister Mette Frederiksen (S) besluttede at lukke det meste af samfundet ned.

LÆS OGSÅ: Professor forudser mere hjemmearbejde efter coronakrise: 'Nu har vi smagt sødmen'

Indtil da var virtuelle møder en sjælden gæst på den københavnske arbejdsplads, som beskæftiger 450 kontoransatte, og som fejrer 100 års jubilæum i år.

- Vi brugte ikke digitale møder så ofte før, så vi blev kastet ud på dybt vand fra den ene dag til den anden, fortæller Sanne Kjær, der er kundedirektør i KAB.

Virtuelle møder sparer transporttid

Det er efterhånden seks uger siden, at hun og kollegerne tog deres første spæde skridt ind i fremtiden med daglige møder foran computerskærmen. Eksperimentet har kastet så gode erfaringer af sig, at KAB nu har planer om bruge virtuelle møder via Teams som en integreret del af arbejdsdagen.

- Mange af os kan arbejde med en computer, og vi har fundet ud af, at vi også kan løse vores opgaver og arbejde effektivt på distance. Vi er blevet optaget af alt det gode, man kan få ud af digitale møder, siger Sanne Kjær.

KAB udlejer og administrerer i omegnen af 65.000 almene boliger i hovedstadsområdet med cirka 100.000 beboere, og på hovedkontoret i indre København myldrer de ansatte dagligt ind og ud af bygningen.

Det er gået fint med møderne, men digitalt nærvær er en ny kompetence, vi alle sammen skal have
Sanne Kjær, kundedirektør, KAB

I løbet af en arbejdsdag besøger KAB's medarbejdere typisk flere adresser rundt omkring i byen, fordi selskabet både er ansvarlig for drift og administration af boligerne og samtidig betjener beboerdemokratiet i de lokale beboerforeninger.

- I stedet for at køre her ind til KAB-huset midt i København og holde et morgenmøde kan vi nu holde mødet virtuelt, og så kan medarbejderen for eksempel køre direkte til et møde i Tingbjerg fra morgenstunden, siger Sanne Kjær.

Virtuelle møder giver altså KAB's ansatte større fleksibilitet og mindre transporttid i løbet af arbejdsugen. Heri ligger den gode fidus.

Brug for træning

Men de seneste ugers mange digitale møder har også vist, at hun og kollegerne har brug for at gå i træningslejr.

- Det er gået fint med møderne, men digitalt nærvær er en ny kompetence, vi alle sammen skal have. Vi ser det, som om vi skal træne en helt ny muskel, siger Sanne Kjær.

KAB opsøgte derfor erhvervspsykolog Lene Flensborg, som leverede en stribe gode råd til virksomheden. Du kan læse Lene Flensborgs tips til at komme godt i gang med digitale møder via linket herunder.

LÆS OGSÅ: Guide: Sådan undgår du at blive en zombie på det virtuelle møde på arbejdspladsen 

Et af de mest enkle, men vigtige tip lyder, at man både som mødedeltager og som mødeleder skal være nærværende under et virtuelt møde.

- Man kan ikke bare forvente at kunne være nærværende på skærmen uden træning, så det fik vi gode råd til, siger Sanne Kjær.

Det kalder de 'varme og charme'. Hos KAB er ledelsen også optaget af, hvordan man sikrer medarbejdernes mentale sundhed, mens de arbejder hjemmefra. Her kan virtuelle møder også gøre en positiv forskel.

- Vi oplever, at nogle af vores ansatte lider under at være tvunget til at sidde hjemme og arbejde hver dag, og for dem handler det om at lære at kigge deres leder ordentligt i øjnene under et digitalt møde og få noget godt ud af den digitale dialog, siger Sanne Kjær.

Vi har fået indikationer på, at man i nogle arbejdssituationer er mindst lige så produktiv på distancen
Sanne Kjær, kundedirektør, KAB

Det tvungne distancearbejde har også vist, at produktiviteten ikke er gået af fløjten, mens de ansatte har arbejdet hjemmefra.

- Vi har fået indikationer på, at man i nogle arbejdssituationer er mindst lige så produktiv på distancen. For eksempel når man er på telefonen med kunderne og hinanden eller tager imod henvendelser fra boligsøgende. Det er jo interessant, siger Sanne Kjær.

Selv mener hun, at forklaringen på produktiviteten ligger i, at man som medarbejder sparer tid ved at sidde bag en skærm og arbejde i stedet for at bevæge sig fysisk rundt på arbejdspladsen.

Mangler at finde den rette balance

Endnu mangler KAB at finde ud af, hvornår grænsen er nået, og hvornår hjemmearbejdet bliver en lænke om foden i stedet for et par befriende vinger. Derfor er det planen at finde den gode balance, når kontorerne igen bliver fyldt med mennesker.  

- Vi er på mange måder en relationsbåret virksomhed, så vi overvejer ikke, at alt skal være hjemmearbejde, bare fordi det er effektivt. Der er stadig en masse godt arbejdsmiljø og fysisk bevægelse forbundet med fysiske møder. Så det bliver noget med at finde balancen, og vi kommer til at lave en testperiode, når vi kommer tilbage på kontoret, siger Sanne Kjær.

Planen er at holde flere møder digitalt, også selvom kollegerne og cheferne arbejder på samme etage, fortæller hun.

- Man kan planlægge sin dag anderledes, fordi man ikke behøver at flytte sig så mange gange i løbet af dagen. Det skaber mere fleksibilitet, men også større effektivitet for den enkelte, og det vil forhåbentligt også føre til en mindre stresset arbejdsdag, siger Sanne Kjær. 

KAB's ledelse arbejder lige nu på en strategi for en digital transformation af virksomheden.

- Strategien handler om, at vi alle skal lære at blive mere nærværende fysisk, i takt med at vi bliver dygtigere til det digitale nærvær. Når vi så holder møder fysisk, er forventningen, at man vil værdsætte det på en ny måde og dermed skabe mere gejst og glæde, når man mødes, siger hun.

LÆS OGSÅ: Dennis Nørmark: Pas på, når politikere sælger irrelevante 'produktivitetstal'

Strategien hedder 'digital forandring', og målet er klart.

- Nu sætter vi det her i søen, så vi ikke bare kommer tilbage på arbejdspladsen og falder tilbage i de gamle vaner, men bruger den her mulighed til at teste nye måder at arbejde på, siger Sanne Kjær.